Voici 7 erreurs fréquentes dans la gestion du planning des techniciens et quelques bonnes pratiques pour les éviter.
1. Utiliser plusieurs plannings différents
Un agenda papier au bureau, un calendrier sur un ordinateur, un tableau Excel et parfois même des rendez-vous enregistrés directement dans les téléphones des collaborateurs...
Multiplier les supports peut rapidement devenir source d'erreurs.
Lorsqu'une intervention est déplacée dans un agenda mais pas dans les autres, deux personnes peuvent disposer d'informations différentes.
La première bonne pratique consiste donc à utiliser un planning partagé et centralisé.
Le responsable comme les collaborateurs disposent ainsi d'une même information concernant les interventions prévues.
2. Ne pas centraliser les informations clients
Un planning indique généralement où et quand une intervention doit avoir lieu. Mais le technicien a souvent besoin de davantage d'informations.
Il peut notamment avoir besoin de connaître :
l'adresse du client ;
ses coordonnées ;
la prestation à effectuer ;
les informations particulières concernant l'intervention ;
les éventuelles consignes nécessaires avant son déplacement.
Lorsque ces informations sont dispersées entre plusieurs outils, emails ou documents, du temps est perdu avant même le début de l'intervention.
Associer directement le client et les informations nécessaires à chaque intervention facilite donc considérablement l'organisation quotidienne.
3. Modifier le planning sans informer les techniciens
Les changements de dernière minute sont fréquents dans les entreprises qui interviennent chez leurs clients.
Une urgence arrive, un client annule son rendez-vous ou une intervention nécessite finalement plus de temps que prévu.
Le planning doit alors être modifié.
Le problème apparaît lorsque le responsable modifie son planning mais que le technicien continue de travailler avec une ancienne version.
Un planning partagé accessible aux collaborateurs limite ce risque et permet aux équipes de consulter les dernières informations disponibles.
4. Ne pas prévoir suffisamment de souplesse pour les urgences
Certaines activités sont particulièrement concernées par les interventions imprévues.
Un plombier peut recevoir une demande urgente pour une fuite d'eau. Un chauffagiste peut être appelé pour une chaudière en panne. Une entreprise de maintenance peut devoir intervenir rapidement à la suite d'un dysfonctionnement.
Un planning rempli à 100 % laisse très peu de possibilités pour absorber ces imprévus.
Il est donc important de conserver une certaine flexibilité et surtout de pouvoir visualiser rapidement les disponibilités des différents intervenants.
Le responsable peut alors identifier plus facilement le collaborateur susceptible de prendre en charge une intervention urgente.
5. Recréer manuellement les interventions récurrentes
De nombreuses entreprises réalisent régulièrement les mêmes prestations chez leurs clients.
C'est notamment le cas pour :
l'entretien d'espaces verts ;
la maintenance d'équipements ;
les visites d'entretien ;
certaines prestations de nettoyage ;
les contrôles périodiques ;
les contrats d'entretien.
Créer manuellement chaque rendez-vous prend du temps et augmente le risque d'oubli.
Lorsque les prestations sont régulières, la possibilité de gérer des interventions récurrentes permet de simplifier considérablement leur planification.
6. Ne pas conserver l'historique des interventions
Une intervention terminée ne devrait pas simplement disparaître du planning.
Quelques semaines ou quelques mois plus tard, un client peut rappeler et demander des informations concernant une précédente intervention.
Sans historique centralisé, il faut alors rechercher dans les agendas, les emails ou demander au technicien ce qui avait été réalisé.
Conserver les interventions permet de retrouver plus facilement l'historique de l'activité associée à un client.
Cette information peut également être utile pour préparer une nouvelle intervention.
7. Ne pas permettre aux techniciens d'accéder au planning depuis le terrain
Un planning uniquement disponible depuis l'ordinateur du bureau devient rapidement contraignant lorsque les collaborateurs passent leurs journées en déplacement.
Les techniciens doivent pouvoir consulter les informations dont ils ont besoin sans appeler systématiquement le responsable.
Un accès depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur leur permet de retrouver leurs interventions et les informations nécessaires lorsqu'ils sont sur le terrain.
Le planning devient alors réellement un outil partagé entre le bureau et les équipes terrain.
Comment mieux organiser le planning de ses techniciens ?
Une bonne gestion du planning ne consiste pas seulement à placer des rendez-vous dans un calendrier.
Il faut pouvoir relier plusieurs informations :
les clients ;
les collaborateurs ;
les prestations ;
les rendez-vous ;
les interventions récurrentes ;
et l'historique des interventions.
Centraliser ces éléments permet au responsable d'avoir une vision globale de l'activité tout en donnant aux collaborateurs les informations nécessaires pour organiser leur journée.
L'objectif est également de réduire le temps consacré aux tâches administratives afin de pouvoir se concentrer davantage sur les clients et les interventions.
Un planning partagé pour simplifier l'organisation des interventions
Interventions en Ligne permet aux entreprises qui travaillent sur le terrain de centraliser leur planning, leurs clients et leurs interventions dans un même environnement.
Le responsable peut organiser les rendez-vous et affecter les interventions aux collaborateurs, tandis que les équipes peuvent consulter les missions qui leur sont attribuées.
La solution est notamment adaptée aux artisans, techniciens, entreprises de maintenance, paysagistes, plombiers, chauffagistes et autres professionnels réalisant régulièrement des interventions chez leurs clients.
